Politica sul Trattamento dei Dati Personali

Normativa legale e ambito di applicazione

La presente Politica sul Trattamento dei Dati Personali è redatta ai sensi della Costituzione Politica della Colombia, della Legge 1581 del 2012, dei suoi decreti attuativi e delle altre disposizioni complementari, e sarà applicata congiuntamente o individualmente da KARROT COLOMBIA S.A.S., società identificata con NIT 901726090-8 (“KARROT”), in relazione alla raccolta, conservazione, uso, circolazione, cancellazione e a tutte le altre attività che costituiscono trattamento di dati personali.

Definizioni

Ai fini della presente politica e in conformità con la normativa applicabile, si applicano le seguenti definizioni:

• Autorizzazione: Consenso previo, espresso e informato dell’Interessato per lo svolgimento del Trattamento dei dati personali.
• Informativa sulla privacy: Documento fisico, elettronico o in altro formato messo a disposizione dell’Interessato dal Titolare, che comunica l’esistenza delle politiche di trattamento applicabili, come accedervi e la finalità del trattamento previsto.
• Banca dati: Insieme organizzato di dati personali oggetto di Trattamento.
• Dato personale: Qualsiasi informazione collegata o che possa essere associata a una o più persone fisiche identificate o identificabili.
• Dato pubblico: Dato qualificato come tale dalla legge o dalla Costituzione, e che non sia semiprivato, privato o sensibile — ad esempio, dati sullo stato civile, professione o qualità di commerciante o pubblico funzionario.
• Dato privato: Dato che, per la sua natura intima o riservata, è rilevante solo per l’interessato.
• Dati sensibili: Dati che riguardano l’intimità dell’Interessato o il cui uso improprio può generare discriminazione, quali origine razziale o etnica, orientamento politico, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, salute, vita sessuale e dati biometrici.
• Responsabile del trattamento (Encargado): Persona fisica o giuridica, pubblica o privata, che effettua il Trattamento dei dati personali per conto del Titolare del trattamento.
• Titolare del trattamento: Persona fisica o giuridica, pubblica o privata, che decide sulla banca dati e/o sul Trattamento dei dati.
• Interessato: Persona fisica i cui dati personali sono oggetto di Trattamento.
• Trattamento: Qualsiasi operazione sui dati personali, quali raccolta, conservazione, uso, circolazione o cancellazione.

Finalità della raccolta e del trattamento dei dati personali

KARROT potrà utilizzare i dati personali per:

• Eseguire il rapporto contrattuale e commerciale con i propri utenti, clienti, fornitori e dipendenti.
• Fornire i servizi e/o i prodotti richiesti dai propri utenti.
• Informare su nuovi prodotti o servizi e/o su modifiche agli stessi.
• Valutare la qualità del servizio.
• Realizzare studi interni sulle abitudini di consumo.
• Inviare informazioni commerciali, pubblicitarie o promozionali, proprie o di terzi, tramite posta, e-mail, cellulare o dispositivo mobile (SMS/MMS) o qualsiasi altro mezzo di comunicazione, per campagne o promozioni condotte da KARROT e/o da terzi.
• Svolgere i processi di selezione, valutazione e assunzione del personale.
• Supportare processi di audit interno o esterno.
• Registrare le informazioni di dipendenti e/o pensionati (attivi e inattivi) nelle banche dati di KARROT.
• Condividere i dati personali con società affiliate, collegate o controllate di KARROT situate in Colombia o in altri paesi, qualora necessario per le finalità qui indicate.
• Valutare i precedenti e l’idoneità degli utenti di KARROT, direttamente o indirettamente.
• Offrire vantaggi agli utenti secondo quanto determinato unilateralmente da KARROT.
• Effettuare valutazioni “know your customer” per la creazione di utenti, che possono includere la consultazione di banche dati di autorità pubbliche, liste restrittive e mezzi di stampa, tra gli altri.

I dati (i) raccolti direttamente presso i punti di sicurezza di KARROT, (ii) ottenuti da documenti forniti al personale di sicurezza e (iii) ottenuti da videoregistrazioni effettuate all’interno o all’esterno delle strutture di KARROT saranno utilizzati per finalità di sicurezza delle persone, dei beni e delle strutture, e potranno essere utilizzati come prova in qualsiasi tipo di procedimento.

I dati personali forniti saranno utilizzati esclusivamente per le finalità qui indicate; KARROT non li venderà, concederà in licenza, trasmetterà o divulgherà, salvo nei seguenti casi:

• Esista un’autorizzazione espressa in tal senso.
• Sia necessario per consentire a appaltatori o agenti di fornire i servizi affidati.
• Sia necessario per fornire servizi e/o prodotti di KARROT o di terzi.
• Sia necessario divulgarli a soggetti che prestano servizi di marketing per conto di KARROT o a partner con accordi di marketing congiunto.
• L’informazione sia relativa a una fusione, consolidamento, acquisizione, dismissione o altro processo di ristrutturazione societaria.
• Sia richiesto o consentito dalla legge.

KARROT potrà subappaltare a terzi il trattamento di determinate funzioni o informazioni. In tal caso, KARROT richiederà a tali terzi di proteggere le informazioni personali con misure di sicurezza adeguate.

Principi applicabili al trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali presso KARROT è disciplinato dai seguenti principi:

• Finalità: Il Trattamento deve rispondere a una finalità legittima, comunicata all’Interessato.
• Libertà: Il Trattamento può essere effettuato solo con il consenso previo, espresso e informato dell’Interessato.
• Veridicità o qualità: Le informazioni trattate devono essere veritiere, complete, esatte, aggiornate, verificabili e comprensibili.
• Trasparenza: Deve essere garantito il diritto dell’Interessato di ottenere, in qualsiasi momento, informazioni sull’esistenza di dati che lo riguardano.
• Accesso e circolazione limitata: I dati personali, salvo le informazioni pubbliche, non potranno essere resi disponibili su Internet o altri mezzi di divulgazione di massa, salvo accesso tecnicamente limitato agli Interessati o a terzi autorizzati.
• Sicurezza: Le informazioni dovranno essere protette con le misure tecniche, umane e amministrative necessarie per evitarne l’alterazione, la perdita o l’accesso non autorizzato o fraudolento.
• Riservatezza: Tutti coloro che intervengono nel Trattamento dei dati personali sono tenuti a mantenere la riservatezza delle informazioni, anche dopo la conclusione del proprio rapporto con tali attività.

Primo paragrafo: Qualora vengano raccolti dati personali sensibili, l’Interessato potrà rifiutarsi di autorizzarne il Trattamento.

Titolare del trattamento dei dati personali

Ai sensi della Legge 1581 del 2012 e del Decreto attuativo 1377 del 2013, si riportano le seguenti informazioni relative al titolare del trattamento:

• Ragione sociale del titolare: KARROT COLOMBIA S.A.S.
• E-mail del titolare: contacto.colombia@karrotup.com
• Periodo di conservazione della banca dati: Le informazioni raccolte sugli utenti saranno conservate da KARROT per 5 anni dalla data di fornitura; trascorso tale termine saranno cancellate.

Diritti degli Interessati

Gli Interessati, direttamente o tramite rappresentante, procuratore o avente causa, potranno esercitare i seguenti diritti rispetto ai dati personali trattati da KARROT:

• Diritto di accesso: consultare gratuitamente i dati personali detenuti da KARROT, almeno una volta al mese e ogni volta che vi siano modifiche sostanziali alla presente Politica.
• Diritto di aggiornamento, rettifica e cancellazione dei dati personali oggetto di trattamento.
• Diritto di richiedere prova dell’autorizzazione, salvo nei casi in cui la legge non la richieda.
• Diritto di essere informato sull’uso dato ai propri dati personali.
• Diritto di presentare reclami alla Sovrintendenza per l’Industria e il Commercio per violazioni della normativa vigente.
• Diritto di richiedere il rispetto degli ordini emessi dalla Sovrintendenza per l’Industria e il Commercio.

Dati di minori e dati sensibili

Qualora vengano ricevuti dati di minori, KARROT seguirà i parametri stabiliti dalla normativa, agendo sempre nell’interesse del minore e nel rispetto del superiore interesse dei bambini e degli adolescenti. Per quanto possibile, KARROT non tratta Dati Sensibili; quando necessario, l’Interessato non è tenuto a rispondere a domande che coinvolgano questa categoria di dati.

Primo paragrafo: Ai fini dell’esercizio dei diritti sopra descritti, sia l’Interessato che il suo rappresentante dovranno dimostrare la propria identità e, se del caso, la qualità in virtù della quale rappresentano l’Interessato.

Secondo paragrafo: I diritti dei minori saranno esercitati dalle persone legittimate a rappresentarli, che saranno garanti della difesa dei loro diritti.

Doveri di KARROT

Tutti i soggetti tenuti a rispettare la presente Politica devono considerare che KARROT è obbligata a rispettare i doveri imposti dalla Legge. Di conseguenza, devono essere osservati i seguenti obblighi:

Doveri quando agisce come Titolare

• Richiedere e conservare copia della relativa autorizzazione concessa dall’Interessato.
• Informare in modo chiaro e sufficiente l’Interessato sulla finalità della raccolta e sui diritti che gli spettano in virtù dell’autorizzazione.
• Informare, su richiesta dell’Interessato, sull’uso dato ai suoi dati personali.
• Gestire le richieste e i reclami secondo quanto previsto dalla presente Politica.
• Garantire il rispetto dei principi di veridicità, qualità, sicurezza e riservatezza.
• Conservare le informazioni con le condizioni di sicurezza necessarie.
• Aggiornare le informazioni quando necessario e rettificare i dati personali quando opportuno.

Doveri quando agisce come Responsabile del trattamento

Quando KARROT effettua il Trattamento di dati per conto di un’altra entità (Titolare del trattamento), dovrà:

• Verificare che il Titolare del trattamento sia autorizzato a fornire i dati personali da trattare come Responsabile.
• Garantire all’Interessato, in ogni momento, il pieno ed effettivo esercizio del diritto di habeas data.
• Conservare le informazioni con le condizioni di sicurezza necessarie, e aggiornare le informazioni comunicate dai Titolari entro cinque (5) giorni lavorativi dal ricevimento.
• Gestire le richieste e i reclami presentati dagli Interessati secondo quanto previsto dalla presente Politica.
• Registrare nella banca dati la dicitura “reclamo in corso” e, se notificato di procedimenti giudiziari, “informazione in discussione giudiziale”.
• Astenersi dal diffondere informazioni contestate dall’Interessato il cui blocco sia stato ordinato dalla Sovrintendenza per l’Industria e il Commercio.
• Consentire l’accesso alle informazioni solo alle persone autorizzate dall’Interessato o dalla legge.
• Informare la Sovrintendenza per l’Industria e il Commercio in caso di violazioni di sicurezza e rispettarne le istruzioni.

Doveri quando effettua il trattamento tramite un Responsabile

• Fornire al Responsabile del trattamento solo i dati personali il cui trattamento sia previamente autorizzato, stipulando un contratto di trasmissione dei dati o clausole contrattuali ai sensi dell’articolo 25 del Decreto 1377 del 2013 per le trasmissioni nazionali o internazionali.
• Garantire che le informazioni fornite al Responsabile siano veritiere, complete, esatte, aggiornate, verificabili e comprensibili.
• Comunicare tempestivamente al Responsabile le novità e le rettifiche relative ai dati precedentemente forniti.
• Esigere dal Responsabile, in ogni momento, il rispetto delle condizioni di sicurezza e privacy dell’Interessato.

Doveri nei confronti della Sovrintendenza per l’Industria e il Commercio

• Informarla di eventuali violazioni dei codici di sicurezza e dei rischi nella gestione delle informazioni degli Interessati.
• Rispettare le istruzioni e le richieste della Sovrintendenza per l’Industria e il Commercio.

Richiesta di autorizzazione all’Interessato

Prima e/o al momento della raccolta del dato personale, KARROT richiederà all’Interessato la propria Autorizzazione, indicando la finalità per cui il dato è richiesto, tramite mezzi tecnici automatizzati, scritti o orali che consentano di conservare prova dell’Autorizzazione e/o della condotta inequivocabile descritta nell’articolo 7 del Decreto 1377 del 2013. Tale Autorizzazione sarà richiesta per il tempo ragionevole e necessario a soddisfare le esigenze che hanno dato origine alla richiesta, nel rispetto della normativa applicabile.

Informativa sulla privacy

Qualora KARROT non possa mettere a disposizione dell’Interessato la presente Politica, pubblicherà l’Informativa sulla privacy allegata al presente documento, il cui testo sarà conservato per consultazione successiva da parte dell’Interessato e/o della Sovrintendenza per l’Industria e il Commercio.

Limiti temporali al trattamento dei dati personali

KARROT potrà raccogliere, conservare, utilizzare o diffondere i dati personali solo per il tempo ragionevole e necessario, in base alle finalità che hanno giustificato il Trattamento, tenendo conto degli aspetti amministrativi, contabili, fiscali, legali e storici delle informazioni. Una volta soddisfatte le finalità, si procederà alla cancellazione dei dati personali, salvo quando la loro conservazione sia richiesta per l’adempimento di un obbligo legale o contrattuale — incluse le segnalazioni fiscali — o finché esistano saldi collegati a obblighi contrattuali in essere tra gli Interessati e KARROT.

Area responsabile e procedura per l’esercizio dei diritti degli Interessati

L’AREA AMMINISTRATIVA di KARROT sarà responsabile di gestire le richieste, i reclami e le lamentele presentate dall’Interessato nell’esercizio dei diritti previsti dall’Articolo 6 della presente Politica, ad eccezione di quello descritto alla lettera e). A tal fine, l’Interessato o il suo rappresentante potrà inviare la propria richiesta, reclamo o lamentela agli uffici di KARROT o tramite il sito web o l’applicazione mobile.

La richiesta, il reclamo o la lamentela dovrà contenere (i) l’identificazione dell’Interessato, (ii) la descrizione dei fatti, (iii) le modalità di contatto, e (iv) la documentazione pertinente. Se incompleta, l’interessato sarà invitato a correggere le carenze entro cinque (5) giorni lavorativi; trascorsi due (2) mesi senza risposta, il reclamo si considererà ritirato.

Qualora chi riceve il reclamo non sia competente a risolverlo, lo trasmetterà al soggetto competente entro due (2) giorni lavorativi, informando l’interessato. Una volta ricevuto il reclamo completo, sarà inserita nella banca dati la dicitura “reclamo in corso”, mantenuta fino alla decisione finale. Il termine massimo per la gestione del reclamo è di quindici (15) giorni lavorativi dal ricevimento, prorogabile fino a otto (8) giorni lavorativi aggiuntivi, con comunicazione preventiva all’interessato dei motivi del ritardo.

Misure di sicurezza

In attuazione del principio di sicurezza stabilito dalla Legge 1581 del 2012, KARROT adotterà le misure tecniche, umane e amministrative necessarie per proteggere i registri da alterazione, perdita o accesso non autorizzato o fraudolento. Il personale che effettua il trattamento dei dati personali applicherà i protocolli stabiliti per garantire la sicurezza delle informazioni.

Autorizzazione a consultazioni e segnalazioni

L’Utente dichiara che le informazioni fornite sulla Piattaforma e durante il rapporto commerciale sono veritiere, e presta il proprio consenso espresso e irrevocabile a KARROT per:

• Consultare, in qualsiasi momento, presso centrali rischi o banche dati, come centrali informazioni di enti finanziari colombiani o DataCrédito, tutte le informazioni rilevanti per studi di rischio creditizio e per campagne di marketing e offerta di prodotti.
• Segnalare a qualsiasi centrale rischi o banca dati informazioni sull’adempimento o inadempimento di obbligazioni creditizie, commerciali o di servizio, nonché dati di localizzazione e contatto, nei limiti della Legge 1266 del 2008.
• Fornire a qualsiasi centrale rischi o banca dati informazioni relative alle proprie richieste di credito e ad altri rapporti commerciali, finanziari e socioeconomici forniti dall’Utente.

Legge e giurisdizione

Qualsiasi interpretazione, azione giudiziaria o amministrativa derivante dal trattamento dei dati personali sarà soggetta alle norme di protezione dei dati stabilite nella Repubblica di Colombia, le cui autorità competenti risolveranno qualsiasi questione, reclamo o richiesta al riguardo.

Data di entrata in vigore

La presente Politica sul Trattamento dei Dati Personali entra in vigore dalla sua pubblicazione sul sito web di KARROT.

Allegato: Informativa sulla privacy

Oltre alla Politica sopra riportata, KARROT COLOMBIA S.A.S. mette a disposizione degli Interessati la seguente Informativa sulla privacy, le cui finalità e diritti applicabili sono gli stessi descritti nelle sezioni “Finalità della raccolta e del trattamento dei dati personali” e “Diritti degli Interessati” della presente Politica.

La presente Politica sul Trattamento dei Dati Personali può essere consultata presso le sedi fisiche di KARROT COLOMBIA S.A.S. e sul suo sito web.

L’AREA AMMINISTRATIVA di KARROT COLOMBIA S.A.S. sarà responsabile di gestire le richieste, i reclami e le lamentele presentate dall’Interessato nell’esercizio dei diritti previsti al numero 6 della Politica sul Trattamento dei Dati Personali, ad eccezione di quello descritto alla lettera e). A tal fine, l’Interessato o il suo rappresentante potrà inviare la propria richiesta, reclamo o lamentela tramite il sito web.