Política de Tratamento de Dados Pessoais

Normatividade legal e âmbito de aplicação

A presente Política de Tratamento de Dados Pessoais é elaborada em conformidade com a Constituição Política da Colômbia, a Lei 1581 de 2012, seus decretos regulamentares e demais disposições complementares, e será aplicada em conjunto ou individualmente pela KARROT COLOMBIA S.A.S., sociedade identificada com NIT 901726090-8 (“KARROT”), no que se refere à coleta, armazenamento, uso, circulação, exclusão e demais atividades que constituam tratamento de dados pessoais.

Definições

Para efeitos desta política e em conformidade com a legislação aplicável, são adotadas as seguintes definições:

• Autorização: Consentimento prévio, expresso e informado do Titular para a realização do Tratamento de dados pessoais.
• Aviso de privacidade: Documento físico, eletrônico ou em qualquer outro formato, colocado à disposição do Titular pelo Responsável, comunicando a existência das políticas de tratamento aplicáveis, como acessá-las e a finalidade do tratamento pretendido.
• Base de Dados: Conjunto organizado de dados pessoais objeto de Tratamento.
• Dado pessoal: Qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas físicas determinadas ou determináveis.
• Dado público: Dado qualificado como tal pela lei ou pela Constituição, e que não seja semiprivado, privado ou sensível — por exemplo, dados sobre estado civil, profissão, ou condição de comerciante ou servidor público.
• Dado privado: Dado que, por sua natureza íntima ou reservada, é relevante apenas para o titular.
• Dados sensíveis: Dados que afetam a intimidade do Titular ou cujo uso indevido pode gerar discriminação, tais como origem racial ou étnica, orientação política, convicções religiosas ou filosóficas, filiação sindical, saúde, vida sexual e dados biométricos.
• Operador do Tratamento (Encargado): Pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que realiza o Tratamento de dados pessoais por conta do Responsável.
• Responsável do Tratamento: Pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que decide sobre a base de dados e/ou o Tratamento dos dados.
• Titular: Pessoa física cujos dados pessoais são objeto de Tratamento.
• Tratamento: Qualquer operação sobre dados pessoais, como coleta, armazenamento, uso, circulação ou exclusão.

Finalidade da coleta e tratamento de dados pessoais

A KARROT poderá utilizar os dados pessoais para:

• Executar a relação contratual e comercial com seus usuários, clientes, fornecedores e colaboradores.
• Fornecer os serviços e/ou produtos solicitados pelos usuários.
• Informar sobre novos produtos ou serviços e/ou mudanças nestes.
• Avaliar a qualidade do serviço.
• Realizar estudos internos sobre hábitos de consumo.
• Enviar informações comerciais, publicitárias ou promocionais, próprias ou de terceiros, por correio, e-mail, celular ou dispositivo móvel (SMS/MMS) ou qualquer outro meio de comunicação, para campanhas ou promoções realizadas pela KARROT e/ou por terceiros.
• Desenvolver processos de seleção, avaliação e contratação.
• Apoiar processos de auditoria interna ou externa.
• Registrar informações de empregados e/ou aposentados (ativos e inativos) nas bases de dados da KARROT.
• Compartilhar dados pessoais com empresas afiliadas, vinculadas ou subordinadas da KARROT localizadas na Colômbia ou em outros países, quando necessário para as finalidades aqui indicadas.
• Avaliar os antecedentes e a idoneidade dos usuários da KARROT, direta ou indiretamente.
• Oferecer benefícios aos usuários conforme determinado unilateralmente pela KARROT.
• Realizar avaliações de “know your customer” para a criação de usuários, incluindo consultas a bases de dados de autoridades públicas, listas restritivas e meios de imprensa, entre outros.

Os dados (i) coletados diretamente nos pontos de segurança da KARROT, (ii) obtidos de documentos fornecidos ao pessoal de segurança e (iii) obtidos de gravações de vídeo dentro ou fora das instalações da KARROT serão utilizados para fins de segurança de pessoas, bens e instalações, e poderão ser utilizados como prova em qualquer tipo de processo.

Os dados pessoais fornecidos serão utilizados exclusivamente para os fins aqui indicados; a KARROT não os venderá, licenciará, transmitirá ou divulgará, exceto quando:

• Houver autorização expressa para tanto.
• For necessário para que contratados ou agentes prestem os serviços contratados.
• For necessário para fornecer serviços e/ou produtos da KARROT ou de terceiros.
• For necessário divulgá-los a entidades que prestam serviços de marketing em nome da KARROT ou a parceiros de marketing conjunto.
• A informação estiver relacionada a fusão, consolidação, aquisição, alienação ou outro processo de reestruturação societária.
• For exigido ou permitido por lei.

A KARROT poderá subcontratar terceiros para o processamento de determinadas funções ou informações. Nesses casos, a KARROT exigirá desses terceiros a proteção das informações pessoais mediante medidas de segurança adequadas.

Princípios aplicáveis ao tratamento de dados pessoais

O tratamento de dados pessoais na KARROT rege-se pelos seguintes princípios:

• Finalidade: O Tratamento deve obedecer a uma finalidade legítima, comunicada ao Titular.
• Liberdade: O Tratamento só pode ocorrer com o consentimento prévio, expresso e informado do Titular.
• Veracidade ou qualidade: A informação deve ser verídica, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível.
• Transparência: Deve ser garantido ao Titular o direito de obter, a qualquer momento, informações sobre a existência de dados que lhe digam respeito.
• Acesso e circulação restrita: Os dados pessoais, salvo informação pública, não poderão estar disponíveis na Internet ou outros meios de divulgação massiva, salvo acesso tecnicamente restrito aos Titulares ou terceiros autorizados.
• Segurança: A informação deverá ser protegida com as medidas técnicas, humanas e administrativas necessárias para evitar adulteração, perda ou acesso não autorizado ou fraudulento.
• Confidencialidade: Todos os envolvidos no Tratamento devem manter a reserva da informação, mesmo após o fim de sua relação com essas atividades.

Parágrafo primeiro: Caso sejam coletados dados pessoais sensíveis, o Titular poderá recusar-se a autorizar seu Tratamento.

Responsável pelo tratamento de dados pessoais

Em conformidade com a Lei 1581 de 2012 e o Decreto Regulamentar 1377 de 2013, apresenta-se a seguinte informação sobre o responsável pelo tratamento:

• Razão social do responsável: KARROT COLOMBIA S.A.S.
• E-mail do responsável: contacto.colombia@karrotup.com
• Período de vigência da base de dados: As informações coletadas sobre usuários serão armazenadas pela KARROT por 5 anos, contados a partir da data de fornecimento. Após esse período, os dados serão excluídos.

Direitos dos Titulares de dados pessoais

Os Titulares de dados pessoais, por si ou por meio de representante, procurador ou sucessor, poderão exercer os seguintes direitos em relação aos dados tratados pela KARROT:

• Direito de acesso: consultar gratuitamente os dados pessoais sob controle da KARROT, ao menos uma vez por mês calendário e sempre que houver modificações substanciais desta Política.
• Direito de atualização, retificação e exclusão dos dados pessoais objeto de tratamento.
• Direito de solicitar prova da autorização, salvo quando a lei não exigir autorização.
• Direito de ser informado sobre o uso dado aos seus dados pessoais.
• Direito de apresentar reclamações perante a Superintendência de Indústria e Comércio por infrações à normativa vigente.
• Direito de exigir o cumprimento das ordens emitidas pela Superintendência de Indústria e Comércio.

Dados de menores e sensíveis

Caso venham a ser recebidos dados de menores de idade, a KARROT seguirá os parâmetros estabelecidos pela lei, sempre em benefício do menor e com respeito ao interesse superior das crianças e adolescentes. A KARROT, na medida do possível, não realiza o tratamento de Dados Sensíveis; quando necessário, o Titular não é obrigado a responder a perguntas que envolvam essa categoria de dados.

Parágrafo primeiro: Para o exercício dos direitos descritos, tanto o Titular quanto seu representante deverão comprovar sua identidade e, se for o caso, a qualidade em que representam o Titular.

Parágrafo segundo: Os direitos dos menores de idade serão exercidos pelas pessoas legalmente autorizadas a representá-los, que serão garantes da defesa de seus direitos.

Deveres da KARROT

Todos os obrigados a cumprir esta Política devem observar que a KARROT está obrigada a cumprir os deveres impostos pela Lei. Em consequência, devem ser cumpridas as seguintes obrigações:

Deveres quando atua como Responsável

• Solicitar e conservar cópia da respectiva autorização outorgada pelo Titular.
• Informar de forma clara e suficiente ao Titular sobre a finalidade da coleta e os direitos decorrentes da autorização.
• Informar, a pedido do Titular, sobre o uso dado aos seus dados pessoais.
• Tramitar as consultas e reclamações formuladas nos termos desta Política.
• Zelar pelo respeito aos princípios de veracidade, qualidade, segurança e confidencialidade.
• Conservar a informação sob condições de segurança adequadas.
• Atualizar a informação quando necessário e retificar os dados pessoais quando cabível.

Deveres quando atua como Operador do Tratamento

Quando a KARROT realiza o Tratamento de dados em nome de outra entidade (Responsável), deverá:

• Verificar que o Responsável esteja autorizado a fornecer os dados pessoais que serão tratados como Operador.
• Garantir ao Titular, a todo momento, o pleno e efetivo exercício do direito de habeas data.
• Conservar a informação sob condições de segurança adequadas.
• Realizar oportunamente a atualização, retificação ou exclusão dos dados, e atualizar as informações reportadas pelos Responsáveis dentro de cinco (5) dias úteis a partir do recebimento.
• Tramitar as consultas e reclamações formuladas pelos Titulares nos termos desta Política.
• Registrar na base de dados a legenda “reclamação em trâmite” e, quando notificado sobre processos judiciais, “informação em discussão judicial”.
• Abster-se de circular informação controvertida pelo Titular e bloqueada por ordem da Superintendência de Indústria e Comércio.
• Permitir o acesso à informação somente a pessoas autorizadas pelo Titular ou pela lei.
• Informar a Superintendência de Indústria e Comércio sobre violações de segurança e cumprir suas instruções.

Deveres quando realiza o tratamento por meio de um Operador

• Fornecer ao Operador apenas os dados pessoais cujo tratamento esteja previamente autorizado, firmando contrato de transmissão de dados ou cláusulas contratuais conforme o artigo 25 do Decreto 1377 de 2013 para transmissões nacionais ou internacionais.
• Garantir que a informação fornecida ao Operador seja verídica, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível.
• Comunicar oportunamente ao Operador as novidades e retificações relativas aos dados fornecidos.
• Exigir do Operador, a todo momento, o respeito às condições de segurança e privacidade da informação do Titular.

Deveres perante a Superintendência de Indústria e Comércio

• Informar eventuais violações aos códigos de segurança e riscos na administração da informação dos Titulares.
• Cumprir as instruções e exigências emitidas pela Superintendência de Indústria e Comércio.

Solicitação de autorização ao Titular do dado pessoal

Antes e/ou no momento da coleta do dado pessoal, a KARROT solicitará ao Titular sua Autorização, indicando a finalidade da coleta, por meios técnicos automatizados, escritos ou orais que permitam conservar prova da Autorização e/ou da conduta inequívoca descrita no artigo 7º do Decreto 1377 de 2013. A Autorização será solicitada pelo tempo razoável e necessário para satisfazer as necessidades que originaram a solicitação, em conformidade com a lei aplicável.

Aviso de privacidade

Caso a KARROT não possa disponibilizar ao Titular esta Política de Tratamento, publicará o Aviso de Privacidade anexo a este documento, cujo texto será conservado para consulta posterior pelo Titular e/ou pela Superintendência de Indústria e Comércio.

Limitações temporais ao tratamento dos dados pessoais

A KARROT somente poderá coletar, armazenar, usar ou circular dados pessoais pelo tempo razoável e necessário, de acordo com as finalidades que justificaram o Tratamento, considerando aspectos administrativos, contábeis, fiscais, jurídicos e históricos da informação. Uma vez cumpridas as finalidades, procederá à exclusão dos dados pessoais, salvo quando sua conservação for exigida para o cumprimento de obrigação legal ou contratual — incluindo relatórios fiscais ou enquanto existirem saldos vinculados a obrigações contratuais vigentes entre os Titulares e a KARROT.

Área responsável e procedimento para o exercício dos direitos dos Titulares

A ÁREA ADMINISTRATIVA da KARROT será responsável por atender às petições, queixas e reclamações formuladas pelo Titular no exercício dos direitos previstos no Artigo 6 desta Política, exceto o descrito na alínea “e”. Para tais efeitos, o Titular ou seu representante poderá enviar sua petição, queixa ou reclamação aos escritórios da KARROT ou pelo site ou aplicativo móvel.

A petição, queixa ou reclamação deverá conter (i) a identificação do Titular, (ii) a descrição dos fatos, (iii) a forma de contato, e (iv) os documentos pertinentes. Se estiver incompleta, o interessado será solicitado a corrigir as falhas dentro de cinco (5) dias úteis; decorridos dois (2) meses sem resposta, considerar-se-á desistência da reclamação.

Caso quem receba a reclamação não seja competente para resolvê-la, encaminhará ao setor competente em até dois (2) dias úteis, informando o interessado. Uma vez recebida a reclamação completa, será incluída na base de dados a legenda “reclamação em trâmite”, mantida até a decisão final. O prazo máximo para atender à reclamação é de quinze (15) dias úteis a partir do dia seguinte ao recebimento, prorrogável por até oito (8) dias úteis adicionais, com aviso prévio ao interessado sobre os motivos da demora.

Medidas de segurança

Em desenvolvimento do princípio de segurança estabelecido na Lei 1581 de 2012, a KARROT adotará as medidas técnicas, humanas e administrativas necessárias para proteger os registros contra adulteração, perda ou acesso não autorizado ou fraudulento. O pessoal responsável pelo tratamento executará os protocolos estabelecidos para garantir a segurança da informação.

Autorização de consulta e reportes

O Usuário declara que a informação fornecida na Plataforma e durante a relação comercial é verídica, e dá seu consentimento expresso e irrevogável à KARROT para:

• Consultar, a qualquer tempo, em centrais de risco ou bases de dados, como centrais de informação de entidades financeiras da Colômbia ou DataCrédito, toda a informação relevante para estudos de risco de crédito e campanhas de marketing.
• Reportar a qualquer central de risco ou base de dados informações sobre o cumprimento ou descumprimento de obrigações creditícias, comerciais ou de serviços, e dados de localização e contato, conforme os limites da Lei 1266 de 2008.
• Fornecer a qualquer central de risco ou base de dados informações relativas às suas solicitações de crédito e demais relações comerciais, financeiras e socioeconômicas fornecidas pelo Usuário.

Lei e jurisdição

Toda interpretação, atuação judicial ou administrativa decorrente do tratamento de dados pessoais estará sujeita às normas de proteção de dados da República da Colômbia, cujas autoridades competentes resolverão qualquer dúvida, queixa ou demanda sobre a matéria.

Data de entrada em vigor

A presente Política de Tratamento de Dados Pessoais entra em vigor a partir de sua publicação no site da KARROT.

Anexo: Aviso de Privacidade

Além da Política acima, a KARROT COLOMBIA S.A.S. disponibiliza aos Titulares o seguinte Aviso de Privacidade, cujas finalidades e direitos aplicáveis são os mesmos descritos nas seções “Finalidade da coleta e tratamento de dados pessoais” e “Direitos dos Titulares de dados pessoais” desta Política.

A Política de Tratamento de Dados Pessoais poderá ser consultada nas instalações físicas da KARROT COLOMBIA S.A.S. e em seu site.

A ÁREA ADMINISTRATIVA da KARROT COLOMBIA S.A.S. será responsável por atender às petições, queixas e reclamações formuladas pelo Titular no exercício dos direitos previstos no número 6 da Política de Tratamento de Dados Pessoais, exceto o descrito na alínea “e”. Para tais efeitos, o Titular ou seu representante poderá enviar sua petição, queixa ou reclamação pelo site.